En algunas empresas, es necesario que el personal sepa cómo mandar algo por fax. Aunque la tecnología haya avanzado mucho desde el auge de estos equipos, el fax sigue siendo de gran utilidad para enviar información empresa rápidamente. Cómo verás en las próximas líneas, puedes hacer el envío Incluso si no cuentas con el dispositivo en tu oficina.
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¿Cómo se puede mandar algo por fax?
Anteriormente, el fax se utilizaba para enviar información por medio de las líneas telefónicas, es por esto que el dispositivo cuenta con un tablero muy similar al de los teléfonos domésticos. Esta metodología funciona hoy en día, aunque también puedes utilizar la computadora y el teléfono inteligente.
En otras palabras, cuentas con tres opciones para hacer el envío de información a través de un fax. Esto resulta conveniente debido a que no siempre puedes estar en la oficina y a veces es necesario enviar un documento Con urgencia.
Pasos para enviar un fax con una máquina de fax
En primer lugar, el fax debe estar configurado correctamente y debes comprobar que hace los envíos de forma adecuada. Para esto solo debes verificar que las conexiones estén en su sitio y que al descolgar el teléfono escuchas el tono que indica que hay señal, luego debes seguir estás indicaciones:
- Enciende el fax y coloca el documento que deseas enviar en la bandeja de entrada, este debe permanecer boca arriba.
- En el tablero, ingresa el número del destinatario.
- Presiona el botón de enviar.
- Espera que la máquina terminé de escanear y enviar el documento.
- Recoge el papel de confirmación y retira el documento de la bandeja de salida.
Si lo deseas, puedes omitir la impresión del documento de confirmación. Esta opción la encontrarás en el menú de la configuración.
Pasos para enviar un fax con una computadora
Aunque se trata de una opción previa a las impresoras modernas, la mayoría de computadoras permiten mandar algo por fax. Es un procedimiento sencillo, pero es necesaria la instalación de un programa especial para tal fin. Una vez que tengas este requisito, sigue estos pasos:
- Abre el programa para enviar fax desde la computadora.
- Selecciona el documento que deseas enviar.
- Prepara una página que servirá de portada e ir encima de este documento.
- Selecciona la opción “fax”.
- Ingresa el número del destinatario.
- Selecciona la opción enviar.
- Espera que le envío finalice.
Por lo general, estos programas son gratuitos, aunque existen versiones premium con más comodidades y menos de restricciones. Tu elección dependerá de tus necesidades y preferencias.
Enviar un fax desde tu móvil
Finalmente, puedes enviar un fax por medio de tu teléfono inteligente o smartphone, pero en estos casos deberás utilizar una aplicación o el servicio de correo electrónico de Gmail. Estas son las indicaciones que debe seguir:
- Descarga en tu teléfono inteligente la aplicación para enviar fax.
- Abre la aplicación.
- Selecciona la opción de envío.
- Selecciona el documento.
- Introduce el número del destinatario.
- Confirma la operación de enviar.
Estas aplicaciones para teléfonos inteligentes no son gratuitas. Sin embargo, algunas empresas ofrecen un período de prueba de 30 días por un número limitado de envíos.
Enviar un fax por Gmail
Si deseas enviar un fax por Gmail, el procedimiento es similar a los pasos anteriores. Todo lo que debes hacer es seguir este procedimiento:
- Abre tu correo electrónico.
- Adjunta el documento que deseas enviar.
- Completa los campos de asunto y cuerpo del mensaje.
- Escribe el número del destinatario seguido de la coletilla que facilite el proveedor de servicio.
- Confirma el envío.
El proveedor del servicio también puede ser gratuito o pago, pero en estos casos es más probable conseguir opciones sin costo adicional. Al cabo de algunos minutos el destinatario recibirá la información.
Mandar algo por fax es muy sencillo, aun si no cuentas con el dispositivo diseñado para tal fin. Debido a los avances de la tecnología, el uso de este medio de comunicación es menos frecuente, pero aún resulta de mucha utilidad para las empresas, incluso en algunas oficinas gubernamentales su uso prevalece.
Soy abogado y me encanta ayudar a las personas con sus trámites. Me especializo en leyes de inmigración y me gusta estar al día con todas las novedades. Me apasiona mi trabajo y me siento muy orgulloso de poder ayudar a la gente a lograr sus sueños de vivir y trabajar en los Estados Unidos.
